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02　採購付款循環

採購付款循環管的是錢怎麼花出去、料什麼時候進得來。這條鏈從內部需求（請購）開始，經過對廠商正式下單、料件到廠暫收驗收、進貨入庫，一路走到應付立帳與付款沖帳。上游需求可以直接由銷售訂單或生產需求轉入，不必人工抄一遍；下游進貨會回填採購單的已交／未交數量，同時產生庫存異動與應付帳款，讓「還有多少沒到貨」「還有多少沒付款」隨時查得到。採購單也能線上發給供應商，請對方直接回覆交期。

流程總覽

flowchart LR
    PR[請購單] --> PO[採購單] --> TP[暫收驗收] --> RA[進貨入庫單]
    RA --> AP[應付帳款] --> PAY[付款單]

每一站在做什麼

請購單

採購流程的起點，由需求單位登錄要買什麼、買多少、什麼時候要——請購單內建詢比議價輔助與單價查詢，並自動帶入廠商報價單的最新有效報價。需求不必人工轉抄：業務端可用銷售訂單轉請購依客戶查未結案訂單的未請購數量分組產生請購單；生產端則由物料需求計劃（MRP）依 BOM 逐階試算毛／淨需求後產出採購建議。

採購單

請購核准後轉成對廠商正式下訂的採購單。請購轉採購會把區間內尚未轉出的請購單依廠商合併或分單，避免同一家廠商被開出一堆零散單。採購單建立後，可加密簽章後線上發給供應商，供應商在協同入口回覆交期，採購再以供應商回覆審閱逐行決定套用或忽略——只有按下套用才會真的改動採購單上的交期。

暫收驗收

料件到廠後先進進貨暫收驗收單（IQC）：以採購單轉入暫收依廠商、倉庫與 ETA 撈出未交清的採購明細，逐項登錄檢驗數量、NG 數量、特採（允收）數量與檢驗結果。這一站的判定結果同時決定三件事——哪些可以入庫、哪些要退貨、以及廠商評鑑時的品質分數。委外加工回廠與自製成品另有對應的委外暫收驗收單與成品暫收單。

進貨入庫單

驗收合格的料件建立進貨入庫單入帳。單據分單頭、品項與進口費用三層：進口相關費用可依占比分攤回各品項，算出真正的單位成本，而不是只記發票上的貨款。存檔後庫存數量增加，同時回填採購單的已交／未交數量。

應付帳款

進貨與費用單據轉成應付帳款立帳，記錄廠商、發票、付款條件與逐品號的未稅／含稅金額。發票面則以進貨單轉進項發票把已轉應付且有發票號碼的進貨／費用單依憑證類別彙整成進項發票，供 401 申報彙算。非進貨性質的支出（費用、零用金、暫付）走費用申請與暫付申請單，一樣併入應付。

付款單

到期付款時建立付款單，登錄支票與電匯並指定沖銷哪幾筆未付應付，沖帳後產生借貸分錄轉總帳。開出去的支票交由應付票據接手管理票況，進入票據循環。

料到了但帳還沒到

暫收驗收、進貨入庫、應付立帳是三個獨立節點，可以分開發生。這個設計讓「貨已收但發票未到」「發票已到但驗收未過」等實務狀況都有帳可查，而不是全部擠在一張單上硬記。

參與模組

這條循環的報表與自動化

  • 採購查詢：多條件採購單明細查詢，可只看未交貨部分——採購查詢
  • 廠商交貨延納統計：以指交日對比實際進貨日算達交率與延納率，含彙總與明細——廠商交貨延納統計
  • 廠商來料不良統計：進料不良率、評等與不良明細，是評鑑的品質輸入——廠商來料不良統計、收料不良統計
  • 廠商評鑑：評鑑單一次評多家廠商，自動合併達交與不良資料算出等級——廠商評鑑
  • 應付帳齡與廠商應付查詢：未付應付依帳齡分桶，並依廠商彙總明細與年度統計——應付帳齡表、廠商應付帳款查詢
  • 採購未進貨每日寄信：逾期與即將到期的未交明細每天自動整理成信件寄給承辦人，附 Excel 明細

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