3-3 低於安全庫存的料，每天自動盤點寄信——連在途都算給你看

案例主角：採購人員、生管、倉管　｜　模組：H 庫存管理（排程自動化）
更新日期：2026-06　｜　重要度：★★★★☆

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場景：等到領不到料，才知道缺了

岩月的生管在排乙川機械的月底交期時，發現一個 O 型環的品號現有量只剩 40 顆——這料一年用不到幾次，安全庫存設 500，但沒有人記得去看它。緊急下單，供應商說標準交期三週。那張工單只好往後挪，連帶排在後面的兩張單一起延。

同一個月，另一個相反的故事：採購看到一支軸承現有量 200、安全庫存 1,000，直覺不對，馬上補了一張 1,000 顆的採購單。兩週後進貨時倉管才發現，上個月已經下過一張 800 顆的單，下週就到——倉庫多壓了兩個月的量，錢躺在架上。

安全庫存欄位早就設好了，問題是——沒有人天天去比對。要知道哪些品號跌破安全存量，得有人打開庫存查詢、一頁一頁對，或是等到工單領料領不到，才回頭發現這料早就見底。

更麻煩的是「以為缺、其實不缺」。看到現有量只剩 200、安全庫存 1,000，第一反應是趕快下單；但實際上這料上個月已經開了採購單、下週就到 800。沒有把在途量一起看，就會重複下單、庫存越堆越多。反過來也有：現有量看起來還行，但在途一筆都沒有，下個月就會斷。

現在：每天早上一封信，缺料清單直接送到

排程任務 「安全庫存檢查」 每天自動執行：撈出所有現有庫存量低於安全庫存、且未停用的品號，整理成一封信寄給採購。

每日自動寄出的安全庫存通知：跌破安全存量的品號一覽，右側是未來六個月的在途排程。（示意樣張，資料為模擬）

關鍵在右邊那七欄：M0～M6

信裡除了「安全庫存 vs 現有數量」，還把未來六個月的在途量按月攤開：

• M0～M6 ＝ 本月到未來第六個月，每個月預計進來的量。來源同時涵蓋 採購未交 與 工單（自製）未交——買的、做的都算。
• 逾期未交併入 M0：預訂交期已經過了卻還沒進的量，不會憑空消失，統一算進當月。
• 「滿足安全」欄 ＝ 系統替你算好的結論：現有量＋六個月在途量如果已經超過安全庫存，標 Y；空白的那幾筆，才是真正需要立刻下單的料。

一封信同時回答兩個問題：哪些跌破安全存量、其中哪些「已經有單在路上、不用再下」。清單短了，該處理的才看得見。

每一次的結果都留著

每次執行的完整清單都會寫進執行結果表，以該次執行編號分批保存。回頭想查「上週三那批缺料清單長怎樣」「這個品號是從哪一天開始跌破安全庫存的」，在行事曆事件的執行結果分頁就能直接調閱，不必再跑一次查詢——信件是提醒，紀錄是證據。

不吵人的設計

• 沒有缺料就不寄：本次檢查全數達標，就不會有信——收件匣不會被例行的「一切正常」灌爆。
• 收件人在事件上設定：誰該收由行事曆事件的通知帳號決定，改人不用改程式；沒設收件人時只留紀錄、不寄信。
• 信件風格與其他自動通知一致：跟採購未納、逾期警示等通知信共用同一套版面，每天早上看到的信長得一樣，掃一眼就知道重點在哪。

實際跑一遍：掛一次，之後每天自己盤

安全庫存檢查是背景排程任務，設定屬於一次性作業（通常由導入人員或系統管理員完成），之後採購每天只要看信。以岩月為例：

1. 先確認安全庫存有維護：安全庫存設在品號主檔，逐品號設定。設為 0 的品號視同不列管、不會出現在通知信中，停用品號也會自動排除——所以第一步是把該列管的料先設好數量。
2. 建排程專案：到 L 聯絡傳訊 → 排程事件（專案），新增 一筆專案主檔（項目編號、名稱、負責人），儲存。
3. 展開每日事件：在編輯狀態按 批次新增，於「新增事件範本」視窗設定——預定時間填第一次要跑的時間、日期類別選 每日（系統會一次展開到計算截止日）、勾選是否自動執行（不勾排程器不會跑）。
4. 選執行項目：在執行項目下拉選「執行 Log_Sys_Exec」，系統會自動帶出單據別、執行方法與一份預設參數；把參數中的 procedure 指到安全庫存檢查、派發器設為 SKD（其餘保持預設）。這一步只做一次，導入人員會協助設定。
5. 設定通知人員：通知人員與通知方式決定信要寄給誰——系統會依員工主檔自動帶出通知帳號。留空就只會留下紀錄、不寄信。
6. 儲存 後 審核：審核完成，事件才會被排程器撈到執行。
7. 隔天早上開信：主旨會直接寫出「共 N 筆未達安全庫存」。打開先看「滿足安全」欄——標 Y 的表示在途量補得回來、可以不動；空白的那幾筆才是今天要下單的。
8. 回查任一天：想知道某個品號是哪天開始跌破的，回到排程事件明細，點該列的 查看 即可調出那一次執行的完整清單。

同一封信裡的三種狀況，三種處理

清單看起來都是「跌破安全庫存」，但實際上混著三種完全不同的情況。把它們分開，一封信才會變成一份行動清單：

1. 滿足安全欄標 Y，M0 有量：單已經在路上、這個月就到。不用下單，確認一下交期即可——這一類過去最容易被重複下單。
2. 滿足安全欄空白：現有量加上未來六個月的在途量，仍然補不到安全庫存。這一類今天就要下單，而且要看差多少、要不要一次補足。
3. 滿足安全欄空白、且 M0 有一大筆量：多半代表有逾期未交的採購——逾期的量會被併進 M0，看起來「這個月會到」，但它其實已經過期沒進。這一類不是下新單，而是去追那張舊單。

岩月的做法是：早上開信先把第 1 類跳過，第 2 類當天下單，第 3 類轉給採購當天追交期——三分鐘分完，剩下的時間全花在真正要處理的那幾筆。

把「滿足安全」當成篩選器

岩月採購的看法很單純：信一打開，先只看「滿足安全」空白的列——那是真的要下單的；標 Y 的表示單已經在路上，看一眼確認交期就好。這一欄把「跌破安全庫存的品號」和「真的該補的品號」分成了兩件事。

在途量算得準，前提是交期填得準

M0～M6 是依採購單與工單的預訂交期分月攤開的。若採購單交期長期不維護（供應商說延期卻沒改單），在途量會落在錯的月份，「滿足安全」也會跟著失準。搭配採購未納每日通知把交期維護起來，這封信才算真的可信。

導入時最花時間的，其實是「安全庫存怎麼設」

功能本身掛一次就好，真正需要討論的是每個品號的安全庫存該設多少——這是業務判斷，不是系統設定。岩月的做法是分三批處理，不追求一次到位：

• 先設關鍵料：交期長、缺了就停線的料（鑄件、外購總成）優先設，這批只有幾十個品號，一個下午就能討論完。
• 共用件次之：多個成品都會用到的螺栓、密封件，缺一顆卡一整批，值得設。
• 其餘先留 0：安全庫存設為 0 的品號視同不列管、不會出現在通知信中，停用品號也自動排除。與其一開始就全部設一個猜的數字，不如先留 0，等它真的缺過一次再回頭設——避免第一週就收到一封三百列的信，然後所有人都不看了。

清單太長，等於沒有清單

導入初期最常見的失敗不是系統沒跑，而是安全庫存設得太浮濫，每天信裡幾百列，看兩天就麻痺了。寧可只列管 50 個真的要緊的品號、每天信裡三五列都被處理掉，也不要三百列沒人看。

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帶來什麼

以岩月的情境估算：過去要人工比對安全庫存，得逐頁翻庫存查詢，一輪約 1 小時，實際上一個月做不到一次——多數缺料是等到工單領不到料才發現，一次緊急補料平均讓一張工單延後 1～3 週。改成每天自動盤點後，發現時間從「領料當下」提前到「跌破的隔天早上」，而且清單已經替你分好「真的缺」與「單在路上」兩類。以每月避免一次緊急插單、少壓一批重複下單的庫存估算，一年省下的不只是那幾十小時的比對，而是產線不再為了一顆幾十塊的 O 型環停下來。

過去	現在
靠人記得去比對安全庫存，常常等到領不到料才發現	系統每天自動盤點，缺料清單主動寄到信箱
只看現有量，容易重複下單或漏下單	在途量按月攤開，系統直接算出「補得回來嗎」
當下看完就沒了，事後查不到	每次結果留存，可回溯任一天的缺料清單
冷門料沒人盯，一缺就是三週交期	只要設了安全庫存，冷門料一樣天天被檢查

這是一個排程任務

「安全庫存檢查」屬於系統背景排程，在行事曆事件設定一次即長期自動執行，採購人員不需要記得去跑。執行頻率、收件人於事件中設定。

安全庫存怎麼設

安全庫存維護在品號基本資料，設為 0 的品號視同不列管、不會出現在通知信中；停用品號亦自動排除。

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