2-5 誰看得到誰的資料，用一張關係表講清楚¶

案例主角：系統管理者、各級主管、人資　｜　模組：A 系統資料 · 上下位關聯
更新日期：2026-08　｜　重要度：★★★★☆

場景：權限靠口頭約定，異動靠記性¶

岩月的採購課長要出差一週。走之前他交代副手：「我不在的時候，我的單你先幫我看一下。」——但系統裡沒有任何一個地方記錄這件事。副手打開待辦清單，看到的還是自己那三筆；課長的單就靜靜躺在課長的清單裡，等他一週後回來。那週有兩張急單卡在第一關，供應商追到業務端才被發現。

同一個月，生管部門新來一位專員。管理者為了讓他能作業，直接沿用了另一位資深同仁的帳號設定——結果新人一登入，全廠各部門的待辦、別的課長的簽核單全看得到。沒有人是故意的，但「他到底該看到什麼」從來沒有被寫下來過，只好照抄一份最接近的。

更麻煩的是離職。上個月走的那位主管，他的下屬關係、代理設定散在幾個人的記憶裡；帳號停用了，但「誰現在該接他的單」沒有人講得清楚，於是那些單就沒有人收。

現在：組織關係集中在一張單上維護¶

系統用一張共用的上下位關聯（A 系統資料 → A-050）把組織關係登錄下來。同一張單透過類別碼切換用途，其中三種直接決定「誰看得到誰的資料」：

類別	記的是什麼	誰會用到
1 代理人	某員工的代理人是誰	主管請假時，代理人可代簽待簽單據
2 下屬	某主管的直接下屬有哪些	待辦清單的下屬分頁、簽核監看範圍
3 部門	部門與部門的上下隸屬	上層部門看得到下層部門的資料

（另外三種——客戶、廠商、工作中心——記的是集團與隸屬關係，不涉及權限。）

一張單對應一個上位，明細區列出他底下的所有下位。要新增一位下屬，就是在那張單的明細區加一列；人員異動不必翻程式、不必改設定檔，在同一個畫面上維護完就生效。

兩層權限，解決的是兩件不同的事¶

很多人把權限講成一件事，實際上系統分成兩層，缺一層都會出事：

第一層：功能權限——這支程式你能不能打開。 每支程式各自有瀏覽、列印等權限，由系統管理者依職務授予。沒有瀏覽權限的人，那支程式在主選單上就開不起來。這一層擋的是「不該碰的作業」。

第二層：資料範圍——打開之後，你看得到誰的資料。 這一層由上下位關聯決定。同樣是待辦清單，課長打開看到的是自己＋下屬的，專員打開只看到自己的。這一層擋的是「不該看的內容」。

為什麼要分兩層

只有功能權限的系統，等於「能開就全看得到」——課長要看下屬進度，就得把整個部門的作業權限全開給每個人。分成兩層之後，權限可以給得剛好：作業權限依職務、可見範圍依組織關係，兩者各自維護、互不干擾。

實際跑一遍：把課長出差那週補起來¶

登錄下屬關係（做一次，之後只維護異動）：開啟 A 系統資料 → 上下位關聯，按 新增，類別碼選 2 下屬，上位編號查值選採購課長，明細區逐列加入他的下屬。存檔後單號自動組成「類別碼＋上位編號」，同一位主管的下屬永遠在同一張單上。
登錄代理人：再開一張，類別碼選 1 代理人，上位編號選採購課長，明細列加入副手。這張單就是「課長不在時由誰代簽」的正式紀錄。
課長平常看得到什麼：打開待辦事項，清單分成四個範圍——本人、代理人、直接下屬、間接下屬。課長切到「直接下屬」就看到組員手上待簽的單，進度一目了然。
出差那週：副手打開待辦事項切到「代理人」分頁，課長的待簽單出現在他的清單上，可以直接進審核視窗按同意或退件——流程不會停在原地等人回來。
廠長看得到整條線：下屬關係是逐層往下展開的。廠長底下掛課長、課長底下掛組員，廠長切到「間接下屬」就能看到組員那一層，不必為了跨層監看再另外設定一次。
人員異動：組員調去別的課，把他從原課長那張單的明細列刪掉、加到新課長的單上即可，兩邊的可見範圍同時更新。

部門關係也會往下遞迴

類別碼 3（部門）同樣是逐層展開：設定「廠務處 → 生管課」「生管課 → 排程組」之後，掛在廠務處的主管自動涵蓋排程組，不必把每一層都重列一遍。自訂查詢面板（CUSTOMDASH）的配置可見範圍就是依這個規則計算——本人自己的、被代理人的、下屬的，加上本部門與所有子部門的。

看得到，不等於簽得下去

主管能看到下屬的待辦，是為了監看進度，不代表可以代簽。系統只允許本人與已授權的代理人按同意或退件——主管想替下屬處理，正確做法是設代理人關係，而不是直接動下屬的單。這條界線是刻意的：簽核責任必須落在具名的人身上。

生效起訖日目前需由維護者設定

每一筆下位關係都可以帶生效起始日／生效截止日，用來處理「這個代理只在某段期間有效」這種情境；資料層已支援，但目前維護畫面上這兩欄設為唯讀，需要使用期間限制時請洽系統維護者。日常的人員異動直接增刪明細列即可。

帶來什麼¶

以岩月的情境估算：過去主管出差前的「口頭交代」平均一年發生十幾次，每次都伴隨著至少一兩張單卡住無人處理，急單卡三天以上的情況一年有數次。改成在關係表上登錄代理人之後，交接變成一個存在系統裡、有紀錄、可查核的動作——誰代誰、從什麼時候開始，攤在同一張單上。新人到職也不必再「照抄某位同仁的設定」，而是照他的職務給功能權限、照他掛在誰底下決定可見範圍。

更關鍵的是稽核：以前被問到「為什麼這個人看得到這張單」，答案往往是「他一直都看得到」；現在答案是一條可以指出來的組織關係，權限從個人記憶變成一份可以審閱的資料。

過去	現在
代理靠口頭交代，系統上沒有紀錄	代理人登錄在關係表上，代理期間可代簽
主管出差，單子卡在他的清單裡等他回來	代理人在自己的待辦就看得到、簽得下去
新人權限照抄別人，經常給過頭	功能權限依職務、可見範圍依組織關係，各自給
跨層監看要一層層另外設定	下屬與部門都逐層遞迴展開，設一次涵蓋整條線
「為什麼他看得到」答不出來	指得出是哪一條組織關係讓他看得到
主管想幫忙就直接動下屬的單	只有本人與代理人能簽，責任歸屬明確

目前套用範圍

以組織關係決定可見範圍，目前實作在待辦事項與簽核（本人／代理人／直接下屬／間接下屬）以及自訂查詢面板的配置共享（本人／被代理人／下屬／本部門與子部門）。其他作業畫面的資料範圍仍以功能權限為主。導入時可討論要把哪些查詢納入組織關係控管。

深入操作：A 系統資料 · 上下位關聯　｜　工作流程樣板　｜　待辦事項

需補截圖清單

以下截圖待實機補拍（放 docs/case-studies/images/，需去識別化）：

permission-scope.png — 上下位關聯主畫面（類別碼＝2 下屬，上位＋明細清單），供案例書索引卡縮圖使用
permission-todolist-tabs.png — 待辦事項的四個範圍分頁（本人／代理人／直接下屬／間接下屬）