2-1 異常自己找上門：呆滯、退票、逾期，系統主動寄信¶

案例主角：主管、各業務負責人　｜　模組：主動警示框架
更新日期：2026-07　｜　重要度：★★★★★

場景：問題被發現時，往往已經太晚¶

月底結帳前一天，岩月的會計在整理帳齡表時愣了一下：甲山工業有一筆貨款，到期日是三個月前。翻對帳紀錄，業務六月有去信提過一次，之後就沒了下文——不是誰偷懶，而是那張單躺在一份三百多列的未沖明細裡，沒有人再看第二眼。同一週，倉庫盤點時翻出兩箱兩年沒動過的材料；隔天，丙洋電子的一張票退票，等到會計對帳才發現，貨已經又出了兩批。

呆滯太久的庫存、客戶跳票的票據、逾期還沒交的採購——這些狀況沒有人會主動來提醒你。過去要察覺，得靠有人記得去查：翻報表、拉清單、逐筆比對。清單一長，真正緊急的那幾筆就淹沒在裡面；等到有人發現，通常已經拖了一陣子。

更麻煩的是，每個異常該通知的人不一樣。應收逾期要給業務、退票要給會計、呆滯庫存要給倉管——靠人工分派轉達，漏一個環節，訊息就斷在半路。

現在：系統每天巡檢，異常直接寄到負責人信箱¶

新增 主動警示框架：系統背景每天自動巡檢各項異常，一發現就整理成信件，寄給該負責的人。目前涵蓋的警示源包括——

應收帳款逾期、票據到期
呆滯庫存（依最後異動日判斷）、客戶退票
採購逾期未交、委外派工逾期
以及系統自我監控類（排程健康、信件佇列卡件等）

每日自動寄出的警示通知信，異常明細與金額一覽。（畫面示意）

規則自己設，不會重複轟炸¶

警示不是寫死的。每一種警示源都有一張 警示規則 可以維護：門檻（例如呆滯幾天、逾期幾天）、收件人、以及抑制視窗都能自行調整。

關鍵在於「不吵人」的設計：同一筆異常會用指紋辨識，在抑制視窗內不會重複寄第二封；但如果內容有變化（例如金額變動），就會重新通知。而異常一旦處理掉、下次巡檢不再命中，警示自然就停——不需要有人手動去關掉它。

實際跑一遍：把「應收逾期」警示設起來¶

以岩月財務課要盯客戶欠款為例，設定一輪大概五分鐘：

從主選單開啟 主管資訊 → 警示規則維護，開窗後系統自動載入現有規則清單；清單空白或想重新載入時，點工具列 查詢。
點 新增，下方編輯表單會帶出一列空白規則，預設是安全庫存類型、通知通道 MAIL、抑制視窗 24 小時。
把 警示類型 下拉改選 應收逾期帳款，是否啟用 選 Y。
在 門檻參數 填入這一類型的設定值——應收逾期只有一個鍵「逾期天數」，岩月設 30 天：
```
{"逾期天數":30}
```
在 收件人 填要收信的 Email，多位用分號 ; 隔開；留空則沿用該警示對應行事曆事件的「通知帳號」。需要時再調整 抑制視窗小時、在備註註明「僅發財務部」。
點 儲存。清單會反映最新內容——這條規則從此長期生效，不必每月重設。
最後確認排程事件已掛好：規則只決定「發不發、發給誰、多嚴重才發」，「什麼時候跑」由排程作業的行事曆事件觸發。
隔天早上，逾期滿 30 天的客戶欠款就會整理成一封信送到財務課信箱；名單沒變的日子不會再寄第二封。

規則與排程兩者缺一不可

規則啟用了但沒掛排程事件，不會發；掛了事件但規則沒啟用，也不會發。 設定完沒收到信時，先照這兩項對一遍，再看是不是落在抑制視窗內（同內容 24 小時只發一次）。

想暫停某類警示，不必刪掉設定

把該列的 是否啟用 改成 N 再儲存即可，門檻與收件人都留著；之後改回 Y 就恢復。整條刪掉反而要重設一次。

每一種異常，寄給真的能處理的人¶

警示會不會被當成垃圾信，關鍵在收件人設得對不對。收得到卻不能處理的人，久了就不看信；而真正該處理的人沒收到，警示等於沒發。岩月的分派方式是先問一句「這件事誰按得動」，再決定收件人：

警示	寄給誰	收到之後做什麼
應收逾期	該客戶的業務＋財務課	業務去問客戶、財務決定要不要停出貨
票據到期	會計	對現金部位、確認票款有沒有進
呆滯庫存	倉管＋資材主管	判斷報廢、降價出清或轉用
採購逾期未交	該單的採購承辦	追交期、必要時改單或轉單

每種警示的門檻與收件人各設一列規則，同一類型維護一列就好——因為門檻與收件人是綁「警示類型」而不是綁排程時段，即使同一種警示排了多個時段觸發，也只需要維護這一份設定。

帶來什麼¶

以岩月的情境估算：過去要察覺一筆客戶欠款逾期，靠的是月底整理帳齡表時「剛好看到」——平均落後兩到三個月；退票、呆滯料更是等到對帳或盤點才浮上來。改用主動警示後，發現時間從「月底或盤點時」壓縮到「隔天早上」。以財務、採購、倉管三個部門各自省下每月一次的翻查清單（每次約半小時）計，一年約 18 小時；但真正的價值不在這些小時數，而在於逾期一個月就被追、跟拖到三個月才追，收得回來的機率完全不同。

過去	現在
靠有人記得去查，發現時常已拖延	系統每天自動巡檢，異常主動送到信箱
訊息靠人工轉達，容易斷在半路	依規則直接寄給該負責的人
同一件事被反覆提醒或永遠沒提醒	指紋抑制不重複轟炸、處理完自動停
換人接手就漏掉，門檻只存在某個人腦中	門檻與收件人寫在規則裡，交接不掉東西

門檻與收件人都能調

呆滯天數、逾期天數、票別範圍、收件人等，都在「警示規則」維護頁設定，設一次即長期生效。

信件風格統一

所有警示信共用同一套版面風格，不同異常寄來的信視覺一致、閱讀不費力。

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