6-2 輸入統一編號，公司資料自動帶進來¶
案例主角：業務、採購、建檔人員 ｜ 模組：B 基本資料
更新日期：2026-06 ｜ 重要度：★★★☆☆
場景：一筆新客戶，欄位一格一格慢慢敲¶
展會結束的隔週，岩月的業務助理桌上放著一疊名片，二十幾家要建成客戶主檔。她一張一張打：公司名稱、負責人、地址。名片上印的是「甲山工業」，但登記名稱其實是「甲山工業股份有限公司」；有的名片只印了廠址沒印登記地址；還有一張的負責人早就換人了，名片是三年前印的。
比較謹慎的做法是另開一個瀏覽器去查工商登記，一家一家核對——但那意味著每建一筆就要切出去、貼統編、等頁面、把四個欄位抄回來，二十幾筆就是二十幾輪。趕的時候她選擇先照名片打完，想著之後再核。
三週後開第一張發票給甲山工業，抬頭少了「股份有限公司」被對方退回；再過一個月，寄給丙洋電子的對帳單因為地址少了一個里，整封退回來。這時候要回頭改的就不只是主檔那一格——已經開出去的單據、已經寄出去的文件，全部要重來。
建一筆新客戶或新廠商，公司全名、負責人、公司地址一欄一欄手動打。名片上的字跡潦草、對方講電話報得快，打錯一個字、地址少一個里，日後開發票、寄文件就跟著錯。核對還得再開一個網頁去查工商登記，切來切去。
一天建十幾筆，光是這些「照抄」的動作就吃掉大半時間，錯字還防不勝防。
現在：打完統編，公司資料自己跳出來¶
在客戶主檔、廠商主檔的統一編號欄輸入 8 碼統編，游標一離開欄位，系統就自動向經濟部的工商登記公示資料查詢，把公司名稱、負責人、公司地址、登記資本額一次帶回來填好。也可以按 查工商登記 按鈕手動查一次。
輸入 8 碼統編、游標離開欄位，公司名稱、負責人、地址、資本額自動帶入。（畫面示意）
資料來源是政府的官方開放平臺，先查公司登記、查無再查商業登記（獨資、合夥也涵蓋），不必自己判斷對方是哪一種。欄位原本空白的直接填上；原本已有值、且和查回來的不一樣時，系統會先跳一次確認，讓你決定要不要覆蓋——先問過再改，不會默默蓋掉你手 key 的內容。
實際跑一遍：建一筆新客戶¶
以岩月業務助理把名片上的甲山工業建成客戶為例：
- 開主檔並新增：從主選單進 E 銷售訂單 → 客戶基本資料，按工具列
新增。 - 先給代號與簡稱：輸入客戶代號與客戶簡稱（簡稱輸入完離開欄位會自動產生速查碼）。
- 輸入 8 碼統一編號：打完後按
Tab或點到別的欄位——游標一離開，系統就自動去查官方工商登記。 - 看它把資料填回來：公司名稱、負責人、公司地址、登記資本額依查詢結果回填；官方有的欄位才填，沒有的就跳過不動。
- 欄位原本已有值時會先問你：例如你照名片打了「甲山工業」，登記名稱是「甲山工業股份有限公司」——系統會把有差異的欄位集中列出、跳一次確認視窗，按「是」才覆蓋，按否就保留你原本填的。
- 想再查一次就按按鈕：統編欄旁的
查工商登記可以隨時手動觸發一次查詢，不必把統編刪掉重打。 - 補齊其他欄位後存檔：等級、類別、稅別、收付條件號、業務員等仍照原本的作業填，最後按
儲存。 - 廠商主檔同樣可用：建供應商（例如乙川精密）時，在廠商基本資料的統一編號欄同樣操作一次即可。
只有在新增／修改時才會去查
瀏覽狀態下輸入或翻閱統編不會觸發網路查詢——單純翻資料不會對外連線，只有你真的在建檔或改檔時才查。
需要能連上官方開放平臺
自動帶入是即時查詢官方的商工登記公示資料，因此使用端必須連得到該平臺。若公司內網有對外白名單管制，請先請 IT 放行；連不出去時功能會查無結果，不影響手動輸入。
查回來的資料跟你手上的不一樣，怎麼辦？¶
這是使用一陣子之後最常遇到的狀況，也是這個功能最有價值的地方——差異本身就是資訊：
- 名稱差在「股份有限公司」這幾個字：多半是名片印的是簡稱、登記的是全名。開發票、寄正式文件時要用登記名稱，這種情況建議覆蓋。
- 地址不一樣：常見於工廠與登記地不同的客戶。登記地址適合用在正式文件，實際收貨地則另外維護在送貨地址欄——這時候可以選擇不覆蓋原欄位，或覆蓋後再把送貨地址補回去。
- 負責人不一樣：對方換過負責人，而你手上的名片是舊的。這種差異值得順手通知業務，因為往往連窗口都換過了。
- 查無資料：統編可能打錯，也可能該公司尚未在平臺公示。系統會回空、不動原有欄位，確認統編後再查一次即可，也可以直接手動填。
因為系統是先問過再改（把有差異的欄位集中列出，按「是」才覆蓋），這些判斷始終在建檔人員手上——它不會替你決定哪個版本才對，只負責把「你以為的」和「登記上的」擺在一起讓你看見。
帶來什麼¶
以岩月的情境估算：過去手打一筆客戶的公司名稱、負責人、地址、資本額，加上另開網頁核對，一筆約要三到四分鐘；展會後一次建二十幾筆就是一個半小時起跳。現在打完統編、按個 Tab，這四個欄位十秒內就位，一筆縮到一分鐘內、整批從一個半小時降到半小時以內。真正省下的其實在後面——過去每十來筆總會有一筆抬頭或地址有出入，要等到發票被退、對帳單被退回才發現，一次補救（改主檔、作廢重開、重寄）動輒半天；資料一開始就取自官方登記，這條返工路徑基本上被切斷了。
| 過去 | 現在 |
|---|---|
| 公司名稱、負責人、地址一欄一欄手打 | 打完統編，四欄自動帶入 |
| 另開網頁查工商登記、切來切去核對 | 系統直接查官方平臺、當場帶回 |
| 抄錯一個字，發票、文件跟著錯 | 資料來自官方登記，少打字也少打錯 |
| 名片上的舊資料照抄，錯了也不知道 | 以現行登記資料為準，差異會跳出來問你 |
查無資料是正常的
若統編尚未在工商登記平臺公示，或輸入有誤，查詢會回空、不覆蓋原有欄位。確認統編正確後再查一次即可；也可先手動填寫。
登記資本額以「萬」為單位
帶回來的登記資本額以「萬元」為單位呈現。廠商主檔取整數、客戶主檔保留小數，與各自欄位的既有格式一致。
深入操作：E 營業收款 · 客戶基本資料 ｜ G 採購付款 · 廠商基本資料 ｜ B 基本資料