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01　銷售收款循環

銷售收款循環回答一個問題：客戶開口詢價之後，錢什麼時候、以什麼方式回到公司帳上。這條鏈從業務報價開始，經過訂單、出貨、開立統一發票，一路走到應收立帳與收款沖帳，最後把沖帳結果轉成總帳傳票。同一筆交易的品號、數量、單價、幣別、稅別只在最前面輸入一次，後面每一站都是「從上一站轉入」再補該站專屬的資訊；客戶的信用額度與帳齡則在訂單端就先攔一次，而不是等出貨完才發現超額。

流程總覽

flowchart LR
    QT[客戶報價單] --> ORD[銷售訂單] --> SAL[出貨通知單] --> OUT[銷貨出庫]
    OUT --> INV[銷項發票] --> AR[應收帳款] --> RCV[收款單]

每一站在做什麼

客戶報價單

業務為特定客戶逐項建立品號、數量與單價的正式報價。價格不是憑空填的：需要拆成本時可用客戶單品報價單展開 BOM 材料與途程加工明細，把材料費、加工費、利潤、運費、包裝、關稅與模治具分攤加總成報價金額，再回寫客戶報價單。報價單價是後續銷售訂單的單價來源，訂單端不必重打。

銷售訂單

客戶正式下單後建立銷售訂單。輸入客戶代號時，系統自動從客戶基本資料帶出幣別、業務員、收付款條件、稅別與聯絡人並重算匯率；明細帶入報價單價後即時算稅。訂單同時是信用管控的關卡——客戶信用額度以生效日期維護、保留歷史額度，配合訂單簽核與信用簽核流程，超額的單子在這一站就會被擋下來。

出貨通知單

到了交期，由未交完的訂單「從訂單轉入」一次帶進出貨通知單，補上交期、倉儲、送貨地址與正嘜後列印給倉庫與客戶。客戶專屬的包裝量、淨毛重、箱尺寸等物流屬性由客戶產品表帶入，不必每次查表。外銷案件在這之後還會延伸出出口商業發票、裝箱單與報關沖退稅。

銷貨出庫

倉庫實際發貨時建立銷貨出庫單，由訂單、揀貨單或退貨單轉入帶出明細，存檔即扣減庫存並算出原幣與本幣應收金額。這一站是庫存帳與應收帳的共同起點：庫存數字從此刻改變，應收金額也從此刻成立。

銷項發票

出貨後開立統一發票。已配號的空白發票由銷貨發票管理，可用出貨單轉統一發票或應收帳款轉統一發票整批轉開；集中登記整本聯次、供 401 申報彙算的則是銷項發票，退回與折讓走銷項退回。金額與稅額依憑證類別與課稅別自動計算，期末彙入 401 營業稅申報。

應收帳款

出貨與發票資料成為應收帳款的立帳來源，各類應收（出貨、退貨、折讓、暫收、稅金）都登錄成財務單，成為一筆「尚未沖帳」的餘額。客戶提出索賠或扣款時，另以應收索賠扣款單逐品號登錄差異。

收款單

實際收到票據或電匯時建立收款單，逐筆指定要沖銷哪幾筆未收應收。沖完帳後轉傳票產生借貸分錄過到總帳；收到的票據則交由應收票據接手，繼續走票據循環的託收與兌現。

循環的終點不是收款單

收款單沖完帳只代表「這筆錢對上了」。真正結束在總帳：沖帳結果轉成傳票過帳後，才會反映在試算表與財務報表上，詳見總帳結帳循環。

參與模組

這條循環的報表與自動化

  • 應收帳齡表：未沖應收依帳齡分齡，五頁籤交叉檢視（帳齡／彙總／明細／會計師／逾期）——應收帳齡表
  • 客戶應收查詢：按客戶彙整立帳、沖帳與未收餘額，五頁籤多層鑽研——客戶應收查詢
  • 應收對帳單列印：以帳款期別＋客戶／業務員彙整對帳，六頁籤搭 14 張報表版型——應收對帳單列印
  • 達交與延納統計：訂單指交日對比實際出貨判定急單／延交，逐月彙總——達成率、客戶延納統計
  • 毛利率分析：從出貨交易逐筆算利潤與毛利率，並依產品／客戶／業務等七面向排名——毛利率分析
  • 應收逾期主動警示：排程每日巡檢，逾期帳款自動寄信給負責人，門檻與收件人可設定——警示規則維護

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