程式資訊
- 程式 ID：
Gsliy - 所屬子系統：N.總帳管理
- 狀態：stable
常用分錄範本¶
功能簡介¶
「常用分錄」用來預先建立可重複使用的分錄範本。會計人員把經常重複出現、借貸科目固定的分錄（例如折舊提列、薪資攤提、固定費用分攤、定期轉帳等）先在這裡編好一張範本，之後輸入傳票時直接套用，就不必每次重打整組借貸明細，可大幅降低漏打、打錯科目的機率。
每張範本由一個範本主檔（分錄編號、分錄說明、類別、是否帶摘要）與多列分錄明細（科目、借貸方金額、幣別、匯率、各維度索引）組成。它本身不是一張會記入總帳的傳票——它只是一個樣板，真正過帳的金額在套用到傳票時才由使用者填入或調整。
在總帳流程中，它位於「會計科目維護完成之後、日常傳票輸入之前」，屬於一次性建立、長期沿用的基礎設定。
前置需求¶
- 權限：N.總帳 →
N-030 常用分錄的新增／修改／刪除／瀏覽／列印權限。 - 基礎資料：範本各欄位的取值依賴下列主檔，請先維護完成——
| 資料 | 影響的內容 |
|---|---|
| 會計科目（科目檔） | 明細的 科目代號、自動帶出的 科目名稱；輸入銀行類科目時才能連動帶出帳戶 |
| 銀行帳戶檔（基本資料） | 明細輸入銀行科目後自動帶出的 帳戶代號／帳戶簡稱 |
| 分類索引設定 | 明細 分類索引1～4 的可選值（依索引別1～4 過濾） |
| 客戶／廠商、部門、員工、專案主檔（基本資料） | 明細的 客廠代號／部門代號／員工編號／專案代號 維度 |
| 幣別與匯率設定（基本資料） | 明細 幣別／匯率 換算、本幣／功能幣／集團幣金額的計算 |
操作步驟¶
本表單為「主檔 ＋ 明細」單頁編輯，上半部輸入範本主檔，下半部表格輸入分錄明細。
新增一張範本¶
- 按工具列的
新增。系統建立一張空白範本，主檔自動帶入預設值：摘要＝是、類別＝1（詳見欄位連動與附加功能）。 - 在 分錄編號 輸入範本代號（最長 4 碼，為主鍵）。
- 視需要選擇 類別（下拉選單）、填寫 分錄說明，並設定 摘要查詢 是否帶出。
- 在下方明細表格逐列輸入分錄：
- 在 科目代號 欄按放大鏡選科目；選定後 科目名稱 自動帶出（唯讀）。若為銀行存款類科目，帳戶代號／帳戶簡稱 也會一併帶出。
- 在 原幣借方 或 原幣貸方 擇一輸入金額（兩者互斥，輸入一邊另一邊自動歸零）。
- 視需要修改 幣別／匯率，本幣借方／本幣貸方、功能幣、集團幣 金額會依匯率連動重算。
- 視需要填寫 摘要、分類索引1～4、客廠／部門／員工／專案／項目 等維度，以及 單別1～3／單號1～3 關聯欄位。
- 按
儲存。
修改 / 刪除範本¶
- 用工具列查詢或上一筆／下一筆找到要維護的範本。
- 直接修改主檔欄位或明細列後按
儲存。 - 要刪除整列明細，將該列 科目代號 清空即視為待刪列（見欄位連動與附加功能）；要刪除整張範本，按工具列的
刪除。
列印範本¶
- 按工具列的
列印，開啟列印條件頁。系統會把目前範本的 分錄編號 自動帶入起訖兩端。 - 視需要調整 分錄編號 起訖範圍，套印「常用分錄表」（報表編號
N030-1）。
小技巧
範本只需建立一次即可長期沿用。建議把借貸科目固定、金額常變動的分錄（如各項固定費用）做成範本，套用到傳票後再改金額，比每次重打整組分錄更不容易出錯。
欄位說明¶
範本主檔¶
| 欄位 | 必填 | 說明／格式／預設 |
|---|---|---|
| 分錄編號 | ✔ | 範本代號，主鍵，最長 4 碼 |
| 類別 | — | 範本類別下拉（來源代碼表 C238）；新增時預設 1 |
| 摘要查詢 | — | 是／否，控制套用時是否帶出摘要；新增時預設 是（Y） |
| 分錄說明 | — | 範本說明文字，最長 60 字 |
分錄明細¶
| 欄位 | 必填 | 說明／格式／預設 |
|---|---|---|
| 序號 | — | 明細列序號 |
| 科目代號 | ✔ | 會計科目，可放大鏡查詢；空白時該列視為待刪除列 |
| 科目名稱 | — | 依科目代號自動帶出，唯讀 |
| 帳戶代號／帳戶簡稱 | — | 輸入銀行類科目時自動帶出，唯讀／可改 |
| 摘要 | — | 該列分錄摘要，最長 80 字 |
| 原幣借方／原幣貸方 | — | 原幣金額，兩者互斥（擇一輸入） |
| 幣別 | — | 新增列預設為本位幣 |
| 匯率 | — | 原幣換本幣匯率；新增列預設 1 |
| 本幣借方／本幣貸方 | — | 由原幣 × 匯率連動算出，亦可直接輸入 |
| 功能幣匯率／功能幣借方／功能幣貸方 | — | 功能幣匯率新增列預設 1，金額由本幣連動 |
| 集團幣匯率／集團幣借方／集團幣貸方 | — | 集團幣匯率新增列預設 1，金額由本幣連動 |
| 分類索引1～4 | — | 對應分類索引設定，各欄依索引別1～4 過濾候選值 |
| 客廠代號 | — | 客戶／廠商維度，可放大鏡查詢 |
| 員工編號／部門代號／專案代號／項目編號 | — | 其他分析維度，各以放大鏡查主檔（項目編號查會計項目檔，帶出項目名稱） |
| 單別1～3／單號1～3 | — | 來源單據關聯欄位（單別最長 2 碼、單號最長 20 碼） |
備註
這張表單記的是範本，因此明細的金額只是「預設值」，套用到實際傳票時可再調整。建範本時不一定要讓借貸平衡（平衡檢核發生在真正的傳票儲存時）。
欄位連動與附加功能¶
本表單的計算邏輯集中在明細列：輸入科目或任一金額欄位後，系統會自動帶值與重算。以下逐項說明「當你輸入某欄位後，系統會做什麼」。
新增時的預設值¶
- 新增整張範本時：主檔的 摘要查詢 自動設為
是（Y）、類別 自動設為1。 - 新增一列明細時：幣別 自動帶入本位幣，匯率／功能幣匯率／集團幣匯率 三個匯率欄位都自動帶
1。
科目代號 → 自動帶科目名稱與銀行帳戶¶
當你在明細選定 科目代號：
- 系統依科目代號查回對應的 科目名稱 並填入（唯讀欄）。
- 若該科目是對應到某銀行帳戶的科目（例如「銀行存款」），系統會一併帶出該科目綁定的 帳戶代號 與 帳戶簡稱；不是銀行類科目則這兩欄維持空白。
原幣借方 / 原幣貸方 → 互斥並重算本幣¶
當你在 原幣借方 輸入金額：
- 系統把 本幣借方 重新算為「原幣借方 × 匯率」（四捨五入到本幣小數位）。
- 若輸入值不為 0，原幣貸方 會自動清為 0（借、貸擇一）。
原幣貸方 的行為對稱：輸入後重算 本幣貸方，並把 原幣借方 清 0。
匯率 → 重算本幣借貸兩方¶
當你修改該列 匯率：
- 系統同時重算 本幣借方＝原幣借方 × 匯率、本幣貸方＝原幣貸方 × 匯率，並依該幣別的小數位數四捨五入。
本幣金額 → 連動功能幣與集團幣¶
當你輸入或被連動到 本幣借方：
- 功能幣借方 ＝ 本幣借方 × 功能幣匯率（依功能幣小數位四捨五入）。
- 集團幣貸方 ＝ 本幣借方 × 集團幣匯率（依集團幣小數位四捨五入）。
- 若本幣借方不為 0，本幣貸方 自動清 0。
當你輸入或被連動到 本幣貸方：
- 功能幣貸方 ＝ 本幣貸方 × 功能幣匯率。
- 集團幣借方 ＝ 本幣貸方 × 集團幣匯率。
- 若本幣貸方不為 0，本幣借方 自動清 0。
功能幣匯率 / 集團幣匯率 → 重算該幣別借貸¶
- 修改 功能幣匯率：依本幣借方／本幣貸方 × 新匯率，重算 功能幣借方／功能幣貸方。
- 修改 集團幣匯率：依本幣借方／本幣貸方 × 新匯率，重算 集團幣借方／集團幣貸方。
- 功能幣借方／貸方、集團幣借方／貸方在直接輸入時也維持「借貸互斥」（輸入一邊，另一邊歸零）。
分類索引1～4 → 依索引別過濾候選值¶
- 分類索引1 的查詢只列出索引別為
1的設定值，分類索引2／3／4 依此類推（分別過濾索引別2／3／4）。候選值來自分類索引設定。
刪除明細列¶
- 將某列的 科目代號 清空，系統即把該列視為待刪除列，儲存時不會寫回；不需要另設「刪除」按鈕。
列印來源¶
- 按
列印時，系統把目前範本的 分錄編號 同時帶入列印條件頁的起、訖兩端，預設只印當前這一張；可手動把起訖改成一段範圍批次列印。報表為「常用分錄表」（N030-1）。
尚未提供的延伸功能
本表單目前沒有簽核／工作流程、附件、Excel 匯入匯出、轉傳票、沖帳等延伸功能——它的定位是建立可重複套用的分錄樣板，實際的過帳、平衡檢核與轉傳票都發生在傳票。
常見問題¶
選了科目，科目名稱卻空白？
科目名稱 由 科目代號 連動帶出。若帶不出來，多半是該科目代號不存在於會計科目檔，或科目尚未建檔。請先到會計科目維護確認。
輸入銀行科目卻沒帶出帳戶代號／帳戶簡稱？
只有「對應到銀行帳戶的科目」才會自動帶出帳戶。請確認：(1) 該科目確實是銀行存款類、(2) 該科目已在銀行帳戶檔綁定。非銀行類科目本來就不會有帳戶資訊。
本幣（或功能幣、集團幣）金額一直是 0？
本幣金額由「原幣金額 × 匯率」連動算出。若為 0，請檢查：(1) 匯率 是否為 0（新增列預設 1，被改成 0 就算不出來）、(2) 原幣借方／貸方是否真的有輸入金額。功能幣、集團幣金額同理，取決於各自的匯率欄位。詳見欄位連動與附加功能。
為什麼借方一輸入，貸方就被清成 0？
這是刻意設計的「借貸互斥」：同一列分錄只能落在借方或貸方其中一邊。輸入借方金額時，系統會自動把貸方歸零，反之亦然。原幣、本幣、功能幣、集團幣四組金額都遵守這個規則。
範本的借貸不平衡可以存嗎？
可以。常用分錄只是範本，平衡檢核發生在真正的傳票儲存時，不在這裡。你可以只建半套常用科目、金額留待套用時再補。
想刪掉其中一列明細怎麼做？
把那一列的 科目代號 清空即可，儲存時系統會略過該列。要刪整張範本則按工具列的 刪除。